Отчет о ходе проекта на одной странице

Хочу поделиться простой формой о ходе проекта, которую может использовать руководитель проекта при создании отчета для Заказчика проекта.

Форма была предложена К.Кэмпбелом в книге «Управление проектом на одной странице» (http://www.ozon.ru/context/detail/id/4138591/)

Основная идея отчета заключается в том, чтобы на страничке формата А4 компактно изложить данные о ходе работ над достижением целей проекта, выполнении работ в срок, расходовании бюджета и прогнозах по ходу проекта.

Рассмотрим разделы шаблона подробнее:

Раздел Цели проекта – формулируем цели проекта.

Раздел Основные задачи проекта – вносим 20-25 задач верхнего уровня из расписания проекта.

Заполняем матрицу на пересечении целей и задач. Если выполнение задачи приблизит проект к достижению цели на пересечении цели и задачи рисуется кружок. Когда все кружочки в столбце с названием Цели будут закрашены – цель считается реализованной

Раздел Сроки представляет собой список названий периодов времени, в течение которых планируется вести работы по проекту и отчитываться о ходе работ по проекту. Заполнение матрицы на пересечении задач и периодов времени очень похоже на рисование диаграммы Ганта, только вместо полоски рисуются кружочки в том периоде, когда планируется вести работы по задаче. Если задача реализуется в нескольких периодах – кружочки рисуются в столбцах с названиями этих периодов.

Следующая область отчета для заполнения – Ответственный/роль. По сути – это матрица ответственности, в которую вводятся ФИО участников команды проекта. Вы можете выбрать ту модель ответственности за задачи, которая Вам больше нравится.

К примеру, я использовал следующие роли:

- Ответственный (О) – отвечает за получение результата по задаче

- Исполнитель (И) – исполняет задачу

- Контролер (К) – принимает результаты задачи

Раздел Расходы нужен для информирования о плановых и фактических расходах по статьям бюджета проекта. Размер статьи бюджета можно указать длиной отрезка, плановое значение – справа от отрезка, а фактическое – в центре отрезка.

Раздел Выводы и прогнозы нужен для краткого информирования Заказчика проекта о том, успевает ли проект в срок и бюджет и какие есть предложения о пересмотре параметров проекта (целей, срока и бюджета).

Заполнение отчета происходит периодически. Руководитель проекта на основании отчетов от исполнителей понимает какой объем работ был запланирован по каждой задаче на отчетный период и какой был сделан. Если объем фактически выполненной работы был не меньше планового – в отчете в строке задачи ранее созданный кружок заполняется зеленым цветом, если фактический объем оказался меньше планового, но есть шанс наверстать расписание – желтый цвет, а если сроки по задаче уже сорваны – красный цвет.

Аналогичная система «светофоров» используется и для закрашивания отрезков для статей бюджета: бюджет осваивается по плану – зеленый цвет, есть перерасход – желтый, статья бюджета превышена – красный цвет.

Пример заполнения отчета о ходе проекта: